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Hay muchas herramientas para gestionar e incluso mejorar el rendimiento de los equipos de trabajo de una empresa, una de las mejores es la matriz RACI, la cual ayuda en las tareas cotidianas en la oficina. Esta herramienta agiliza la comunicación así como también acelera los procesos de toma de decisiones, por lo tanto, ayuda a sacar el mejor provecho de la matriz de asignación de responsabilidades a los trabajadores. Es una herramienta ideal para facilitar el trabajo de los project manager y que cada empleado tenga más claras sus tareas.
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Qué es una matriz RACI
La matriz RACI o matriz de responsabilidades es una herramienta gráfica que ayuda a gestionar la asignación de responsabilidades y a dar seguimiento a las tareas que forman parte de un proyecto de trabajo en equipo. Así pues, esta matriz hace más fácil la comunicación entre los trabajadores implicados en el proyecto en cuestión y agiliza el proceso de toma de decisiones.
Por otro lado, las siglas RACI provienen de la clasificación de los participantes que hay en el equipo de trabajo, la cual se divide en las 4 categorías siguientes:
- Responsables: se encargan de tomar las decisiones y de llevar a cabo las tareas pendientes. Estas actividades, dependiendo del tamaño de la situación, pueden ser unas u otras como la creación de imágenes, redacción de contenidos…
- Autoridad: designan la categoría a la que pertenece cada trabajador implicado en el proyecto y registran todas las tareas terminadas, por lo tanto, controlan el avance del proyecto.
- Consultores: opinan sobre los resultados de las tareas realizadas, pues saben qué características deben tener dichas actividades una vez terminadas.
- Informadores: controlan el avance del proyecto, los inconvenientes o problemas de ejecución de una tarea, pero no solo cuando estas se han terminado, sino que también controlan las decisiones que toman los responsables.
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Ventajas de hacer una matriz RACI
1. Simplifica la comunicación
Tener una matriz RACI simplifica la comunicación, involucra a las personas en los roles y momentos adecuados y optimiza la toma de decisiones.
2. Evita la sobrecarga de personas
Cuando los roles no están claros, todo el mundo hace y opina de todo, lo que hace muy difícil el ser resolutivo. >En estos casos una matriz de responsabilidades es muy útil.
2. Evita la sobrecarga de trabajo
Los Project Managers asumen muchas responsabilidades y, a menudo, ocupan múltiples roles en un proyecto. La matriz RACI ayuda a estos perfiles a delegar de manera efectiva, a repartir el trabajo y a que la responsabilidad de las tarea no recaiga en una única persona.
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Cómo hacer una matriz RACI
A continuación, te apuntamos los pasos que puedes seguir para llevar a cabo una matriz de responsabilidades para tu empresa:
Determinar la extensión y la complejidad de tu proyecto
Antes de todo, tienes que evaluar tu proyecto y establecer su tamaño y complejidad de manera objetiva ya que, de esta forma, no tendrás problemas relacionados con el exceso de trabajo. Cabe decir que la gestión de responsabilidades con una matriz es más útil si, por un lado, el proyecto es de mediano o gran alcance o, por otro lado, trata un tema que nunca has trabajado antes en tu empresa y representa un desafío de realización. Si divides demasiado el proyecto la ejecución también puede dificultarse.
Seleccionar el equipo de trabajo
Ya definidas la complejidad y magnitud del proyecto, puedes elegir quién formará parte del equipo que realizará el proyecto. A pesar de que los roles no se asignen de forma inmediata, puedes empezar a pensar qué personas podrían encajar más en cada categoría. Te recomendamos que no asignes más de un rol por persona.
Identificar todas las tareas posibles
Es recomendable crear un esquema para desglosar cada una de las áreas que presenta el proyecto y ver así de forma clara cuáles son los objetivos y qué metas te has marcado. Es más, observar este esquema te ayudará a evaluar si el número de personas definido es adecuado o si, por el contrario, debes añadir o quitar trabajadores en el equipo.
Asignar roles y comunicarlo en una reunión conjunta
Una vez que tengas claro qué áreas, tareas y objetivos tiene tu proyecto, es hora de convocar a todo el equipo para hacer la asignación de roles y delegar tareas. Si todos los participantes están presentes reducirás la posibilidad de errores en la comunicación entre trabajadores ya que cada uno sabrá qué responsabilidad tiene a nivel individual y cuáles tiene el resto del equipo. Por otro lado, esta reunión también te permite abrir una sesión de dudas al final.
Establecer un calendario con fases y tareas
Cuando el equipo ya tiene tareas asignadas, es muy útil marcar las fechas aproximadas en las que cada tarea debe estar hecha. Sin embargo, este calendario no debe seguirse a rajatabla, sino que es un modelo con margen de flexibilidad para ir marcando el camino y facilitarlo.
Conclusión
La matriz RACI es una de las mejores herramientas tanto para la gestión como para la optimización de tiempo en proyectos que requieren un trabajo en equipo por su complejidad, magnitud y/o naturaleza. Dicha herramienta gráfica agiliza y simplifica la comunicación entre los miembros del equipo, mejora la productividad de los trabajadores y su tiempo de ejecución de tareas asignadas, da lugar a una distribución más adecuada del trabajo y conduce a una realización de expectativas más realistas. Y es que marcar unos objetivos que se puedan alcanzar es muy importante, así como lo es también organizar bien el proceso, tanto en el campo de las actividades como en el del tiempo, para llegar a cumplir tus metas.
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